Email Archivierung

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Was sind die rechtlichen Grundlagen der E-Mail-Archivierung?

Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich um die langfristige, systematische und elektronische Aufbewahrung von E-Mails. In Deutschland müssen alle Unternehmen und Gewerbetreibende ihre Mails archivieren. Hiervon ausgenommen sind Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende. Ein allgemeingültiges Archivierungsgesetz gibt es jedoch nicht. Unter anderem fußt die revisionssichere E-Mail-Archivierung auf den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).

Was passiert, wenn Sie nicht gesetzeskonform archivieren?

Betreiben Sie die E-Mail-Archivierung gar nicht oder nur mangelhaft, kann das Konsequenzen haben. Je nachdem in welchem Ausmaß und mit welcher Absicht Sie die Buchführungspflicht verletzen, kann es zu einer Geld- oder sogar Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren kommen. Schließlich können E-Mails ein Beweismittel vor Gericht sein und dabei helfen, Absprachen und Geschäftsabläufe zu rekonstruieren. Daher ist die korrekte E-Mail-Archivierung in Unternehmen auch Teil des Risikomanagements.

Welche E-Mails müssen Sie archivieren?

Die gesetzlichen Vorschriften zur E-Mail-Archivierung geben vor, dass E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe enthalten oder Ihre steuerliche Erfassung betreffen, archiviert werden müssen. Als Faustregel gilt: Ins Archiv kommen E-Mails, die Sie nutzen, um Ihre Geschäftsaktivitäten vorzubereiten, durchzuführen, abzuschließen und zu stornieren.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei der E-Mail-Archivierung?

Je nachdem, welche Verwendung das jeweilige Dokument hat, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die jeweiligen E-Mails bekommen oder versendet haben.

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren

Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Widerrufsschreiben

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben, z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare und sämtliche andere Buchungsbelege.

Welche Anforderungen gelten für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?

Im Jahr 2017 trat die Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GoBD-Anforderungen in Kraft. Da es über gängige Mail-Programme nicht immer möglich ist, revisionssicher zu archivieren, kommen spezielle Software-Lösungen für die automatische Archivierung zum Einsatz. Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss gemäß der GoBD die E-Mail-Archivierung folgende Kriterien erfüllen:

Vollständigkeit: An erster Stelle steht, dass Ihre E-Mail-Archivierung fehlerfrei und vollständig ist sowie die Angaben der Wahrheit entsprechen.

Unveränderlichkeit: Die Maildaten müssen Sie immer im Original speichern – bei jeglichen Änderungen ist ein Protokoll erforderlich. Gleichzeitig muss die Software zur E-Mail-Archivierung Zugriff auf die originale Version haben und sie wieder herstellen sowie anzeigen können. Dafür ist das Beweissicherungsverfahren praktisch: Es speichert gelöschte Dateien sowie die Originalversionen sämtlicher Elemente.

Übertragbarkeit: Sie müssen die Dateien jederzeit auf eine andere Software oder Plattform übertragen können, ohne dass dabei Informationen verloren gehen. In diesem Zusammenhang spielt auch die Manipulationssicherheit eine wichtige Rolle.

Ordentlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Es ist wichtig, dass Sie Ihre Archivdateien ordentlich und am besten je nach Geschäft sortieren. Auf diese Weise sind Elemente im Archivierungssystem für Sie schnell auffindbar. Die Archivierung muss insgesamt nachvollziehbar und im Falle einer Prüfung auch für Dritte verständlich sein, um Ihrer Transparenzpflicht nachzukommen.

Prinzipiell könnten Sie Ihre E-Mails vom Postfach aus selbst archivieren und in einzelnen Ordnern und Unterordnern abspeichern. Die meisten Tools bieten aber auch die zeitsparende Autoarchivierung an. Vergessen Sie allerdings nicht, dass Sie bestimmte E-Mails aus Gründen des Datenschutzes nicht archivieren dürfen. Dazu gehören beispielsweise Informationen von Bewerbern und private E-Mails von Mitarbeitern. Filtern Sie diese am besten zeitnah manuell heraus.

E-Mail-Archivierung zusammengefasst

Unter E-Mail-Archivierung versteht man die langfristige, systematische und elektronische Speicherung von E-Mails.

In Deutschland sind alle Unternehmen und Gewerbetreibende zur E-Mail-Archivierung verpflichtet. Freiberufler und Kleingewerbetreibende bilden eine Ausnahme.

Die rechtlichen Grundlagen für die E-Mail-Archivierung basieren u. a. auf dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den GoBD.

Die Archivierungspflicht betrifft Handels- und Geschäftsbriefe sowie E-Mails, die für die steuerliche Erfassung relevant sind.

Die Aufbewahrungsfristen für Handels- und Geschäftsbriefe umfassen 6 Jahre, E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben Ihrer Selbstständigkeit 10 Jahre.

Seit 2017 muss die E-Mail-Archivierung den Anforderungen der GoBD entsprechen.

Es gibt spezielle Archivierungssoftware-Lösungen, mit denen die revisionssichere E-Mail-Archivierung möglich ist. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass das Tool GoBD-konform ist.

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